Comment organiser un séminaire de fin d’année ?

Le rappel de votre agenda outlook s’est affiché sur votre écran sans prévenir et vous a laissé pantois quelques instants : « RAPPEL : Organiser le séminaire de fin d’année »

Et oui ! Rappelez-vous ce jour où vous avez proposé à tous vos collaborateurs de les inviter à une journée de travail conviviale afin de faire le bilan de l’année écoulée, préparer la stratégie commerciale pour l’année à venir en terminant par un cocktail dinatoire ? Ou ce jour où vous vous êtes vu confié par vos collaborateurs la lourde responsabilité d’organiser cet évènement ?

Quoi qu’il en soit, vous êtes une personne qui anticipe et vous avez paramétré ce rappel bien assez tôt pour vous laisser le temps de préparer cette journée correctement. Et comme, chez Green Work Agency, on est très sympa, on vous liste ci-dessous les 20 étapes importantes à nos yeux dans la préparation d’un évènement de ce type. En espérant que cela vous sera précieux, nous vous souhaitons une bonne préparation et un bon évènement !

Liste des tâches à réaliser pour préparer un évènement d’entreprise de type séminaire, session de travail, comité ou encore bilan de fin d’année :

  1. Premier réflexe à avoir : trouvez de l’aide ! Il n’y a aucune raison que vous vous chargiez seul(e) des nombreuses tâches qui incombent à cette mission, surtout que vous avez déjà pas mal de choses à faire à côté ! Vous pouvez donc faire appel à une agence spécialisée, un office de tourisme ou bien mettre en place une équipe d’organisation en interne afin de répartir les tâches entre ses membres (logistique, programme, éléments de communication, supports de travail, etc…)
  2. Fixez l’objectif ! Quel est l’objectif de cet évènement ? Rien ne s’organise sans raison au risque de perdre son sens et de tromper les attentes de chacun. Définissez les livrables et objectifs concrets attendus : un schéma directeur pour l’année qui vient ? x nouvelles idées de produits ? Un remaniement des équipes ? La transmission d’informations ou chiffres importants sur l’entreprise ? Même un moment de détente doit pouvoir être correctement défini et son succès mesurable par la suite.
  3. Le ton et la thématique : studieuse (travailler non-stop pendant 10h et terminer par un petit verre ?) festive (Présenter le bilan pendant 1 heure puis faire des activités de team building le reste de la journée avant de faire une grosse fête) ? Reposante (1/2 journée de travail et un après-midi de détente, massage et yoga avant que chacun rentre chez soi) ? Définissez l’ambiance que l’évènement devra véhiculer et la trace qu’il devra laisser dans la mémoire des participants.
  4. Fixez la date évidemment. Qu’elle s’impose d’elle-même (fête de noël, 10 ans de l’entreprise) ou non, il s’agit évidemment de l’élément important que tout le monde doit marquer au fer blanc dans son agenda. Elle permet également de vérifier les disponibilités des prestataires et des intervenants.
  5. Déterminez le planning. Écrivez un planning pour la période de préparation avec les dates clés pour tous les éléments de cette liste. Il vous permettra de prévoir à l’avance vos actions et de fixer vos points d’étape avec l’équipe organisationnelle.
  6. Envoyez une invitation à bloquer la date : avant d’envoyer l’invitation officielle avec programme et infos pratiques, envoyez aux participants une invitation à bloquer la date (Save the date) de l’évènement en précisant que le reste des informations leur parviendra plus tard. Proposez leur un contact précis avec lequel ils pourront communiquer au sujet de l’évènement.
  7. Le programme : Commencez à déterminer, dans les grandes lignes, le programme de la journée. Le contenu de ce programme vous sera utile pour choisir le lieu, identifier les contributeurs et les intervenants / fournisseurs / partenaires.
  8. Choix de l’animation : je parle ici de l’animation des sessions de travail (pas de DJ Frank qui passera de la musique pendant la soirée). Pour que les sessions de travail soient efficaces il faut prévoir un animateur/conducteur de réunion ou encore un facilitateur si vous pensez organiser un brainstorming ou une discussion stratégique. Si vous possédez les compétences en interne, vous pouvez bien entendu investir un collaborateur de cette mission. Mais il aura, de facto, une position particulière pendant la journée. Il est parfois préférable de se reposer sur un animateur extérieur et neutre par rapport aux participants et à l’entreprise.
  9. La restauration : avant de choisir le type de restauration (traiteur, restaurant, atelier cuisine ou pourquoi pas pique-nique) il faut connaître les contraintes alimentaires des participants (faisable lorsque les participants sont peu nombreux. Si les participants sont trop nombreux, on choisira un mode de restauration offrant un choix suffisant pour que tout le monde s’y retrouve… Il faut éviter la situation où un participant n’aurait rien à manger !
  10. Gérez les intervenants internes : selon le programme des sessions de travail vous pouvez avoir besoin de commanditer et centraliser des contributions en interne (bilans écrits, statistiques, préparation d’ateliers, graphismes pour les communications, etc…) pensez à donner à chacun de ces contributeurs les dates auxquelles ils doivent rendre leur(s) support(s), et sous quelle forme.
  11. Listez le matériel : de quel matériel aurez-vous besoin pour vos sessions de travail et vos animations ? Rédigez deux listes : une liste pour le matériel qui doit être présent sur le lieu (projecteur, X tables et X chaises, tableau blanc, post-it et stylos) et une liste pour le matériel que vous souhaitez ou devez apporter vous-même (bloc-notes, ordinateurs ou des échantillons par exemple).
  12. Choix des contributeurs externes : Avez-vous besoin d’intervenants externes ? Un coach pour une session de motivation ? Un expert métier pour un débat/discussion ? Un ou plusieurs clients à associer à l’évènement ? Tous ces choix peuvent être judicieux selon les objectifs que vous vous fixez.
  13. Le transport : influence le choix du lieu. Si vous êtes 5 vous pourrez choisir des lieux plus difficiles d’accès en vous y rendant en voiture. Si vous êtes 453, vous serez obligés de partir sur une offre autocar ou train/avion et serez lourdement impacté par le budget, le temps de transport et la facilité d’accès (et l’hébergement….). Si vous souhaitez une empreinte carbone réduite, vous devrez choisir un lieu proche de chez vous et y aller à pied !
  14. Choix du lieu : enfin ! Il est souvent tentant de commencer par la recherche du lieu afin de pouvoir se projeter mentalement dans l’évènement ! Normalement, si vous avez avancé sur tous les points listés ci-dessus, vous devez être en possession des informations nécessaires pour effectuer vos recherches (éloignement géographique max, capacité d’hébergement, possibilités de restauration, salles de travail, etc…) et dont le responsable du lieu aura besoin pour vous faire un devis précis. Vous pouvez aussi à ce moment nous contacter, notre catalogue de lieux partenaires vous sera certainement utile !
    Pour les citadins que nous sommes, avez-vous pensé à organiser votre session au vert afin de profiter des bienfaits de la nature sur la santé et le travail ?
  15. Choix des prestataires externes : Une fois le lieu choisi, sélectionnez les prestataires pour parfaire votre programme. Souvent proposés par les lieux, c’est pourquoi nous le mettons après dans la liste, nous parlons ici des prestataires qui viendront agrémenter votre journée ou prendront en charge la restauration. Vous pouvez imaginer des ateliers venant rythmer la journée ou meubler vos pauses de travail (massage, yoga, jeux, sport, atelier de création ou de cohésion) ainsi que des animations pour la soirée si vous en prévoyez une. Choisissez également votre prestataire transport. Signez des bons de commande et surtout n’oubliez pas de rappeler chacun des partenaires une ou deux semaines avant l’évènement pour vous assurer qu’ils n’ont pas oublié votre évènement et qu’ils sont prêts !
  16. Envoyez l’invitation officielle : normalement vous avez tout ce qu’il vous faut pour rédiger votre invitation officielle ! Lieu et date, rappel de la thématique et de l’objectif de l’évènement, rappelez les contributions le cas échéant ainsi que les affaires que doivent prendre les participants. Informations pratiques et modalités de transport. Horaires à respecter.
  17. Le budget : le point le plus sensible et le plus difficile à placer dans cette liste. En effet, plusieurs situations sont possibles : Vous avez un budget précis à allouer à l’évènement et vous déterminez tous les éléments de cette liste de manière à ce que l’addition de leurs coûts ne dépasse pas votre limite. Soit vous êtes « open bar » et vous construisez votre journée idéale pour avoir une idée du coût au final ! Petite astuce : en général, vous allez avoir plusieurs prestataires et fournisseurs. Pour avoir une vision globale, calculez le coût de l’évènement par participant.
  18. Détaillez le déroulé précis de l’évènement : Vous n’avez pas fini tant que vous n’avez pas détaillé, quart d’heure par quart d’heure, l’enchainement des évènements le jour ‘J’. La durée de chaque atelier ou intervention devra être scrupuleusement respectée afin que l’objectif final soit atteint.
  19. Pensez à l’enquête de satisfaction : il vous sera utile de connaitre le ressenti des participants sur l’évènement pour plusieurs raisons : améliorer/ajuster le prochain évènement (ou pas) et surtout jauger si l’objectif est atteint ! Vous pouvez prévoir de distribuer le soir même (tant que l’évènement est encore dans les esprits de chacun) une petite enquête à remplir. Vous pouvez également décider de l’envoyer plus tard avec les remerciements des organisateurs.
  20. Remerciez : quelques jours après la fin de l’évènement, n’oubliez pas de remercier tous les participants et intervenants en rappelant l’objectif et le résultat de votre session. Joigniez quelques photos pour raviver de bons souvenirs !

Et puis… détendez vous, vous avez fini !

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