Le froid arrive : agissez vite contre l’hibernation de vos équipes !

Vous trouvez que vos équipes sont trop souvent cachées derrière leurs grands écrans d’ordinateurs ? Vous trouvez que s’installe au bureau une routine qui endort et détériore l’ambiance ? (personnellement un open-space de 20 personnes travaillant sans un bruit m’a toujours rendu un peu inquiet…)


Réagissez ! Vos équipes sont peut-être en train de rentrer en période d’hibernation ! Avec l’arrivée de l’automne puis de l’hiver, du froid et de la pluie, nombreux sont ceux qui risquent de se caler au fond de leur fauteuil, le casque sur les oreilles et le menton enfui dans le pull. Ils privilégieront les rendez-vous téléphoniques aux rendez-vous physiques, et ne se déplaceront que pour aller aux toilettes ou prendre leur déjeuner (qu’ils se feront évidement livrer). Les radiateurs seront réglés au maximum, bonnet et écharpe en plus du gros pull : ce sera la surchauffe et l’endormissement assurés !

Cette hibernation est très dangereuse pour l’entreprise car elle entraine un immobilisme contagieux. Voici pourquoi il faut éviter que vos équipes deviennent statiques :

  • Baisse des interactions avec les clients et les partenaires = perte de business
    Loin des yeux, loin du cœur. C’est valable aussi avec nos clients : on peut être doué et expert dans notre domaine, leur parler tous les jours au téléphone, envoyer de magnifiques bilans positifs, si nous n’allons pas les voir, s’il n’y pas de contacts, la relation s’arrêtera un jour ou l’autre et plus tôt que prévu. C’est la présence physique qui permet de rassurer, d’expliquer et créer une relation de confiance. En effet, les regards et les gestes en disent bien plus long que la voix au téléphone ! Surtout qu’en général, lorsque l’on est affalé dans son fauteuil dans un bureau surchauffé, nous ne disposons pas de la voix la plus dynamique au monde !
  • Baisse des interactions entre les collaborateurs = baisse de l’efficacité
    Des collaborateurs qui ne se parlent pas, ce sont obligatoirement des informations qui ne circulent pas ! Et la clé, on le sait bien, dans toutes organisations est la communication ! Un ensemble de personnes sans communication se sclérose de l’intérieur et le développement du mal peut être extrêmement rapide. Par rapport aux discussions orales, mêmes informelles, les communications par email seront toujours plus lentes, souvent unidirectionnelles, moins bien comprises et interprétées, voir mal acceptées.
    Qu’il s’agisse d’informations officielles et « importantes » pour le bon fonctionnement de l’entreprise ou d’informations secondaires a priori non relatives au fonctionnement direct de l’organisation, les canaux de communications doivent être opérationnels et utilisés par les collaborateurs !
  • Baisse de l’ambiance = baisse de l’implication
    Le sourire et les rires sont des ressources qu’il ne faut pas sous-estimer ! L’entente des membres d’une équipe est capitale et rester derrière son ordinateur en échangeant 5 mots sur une journée ne peut pas contribuer à créer une ambiance ! Lorsqu’il n’y a pas d’ambiance, les collaborateurs n’ont qu’une chose en tête : attendre que la journée passe sans « problème » et que l’heure de rentrer chez eux sonne. La plupart du temps il s’agit d’un cercle vicieux : plus l’ambiance sera calme et les interactions rares, moins les collaborateurs oseront briser cet état de fait. Et autant d’occasions perdues de partager, échanger, communiquer, aider, orienter, conseiller et rire ! Qui souhaite parler à un collaborateur « fermé » derrière son écran ? A qui le nouveau collaborateur s’adressera-t-il sans avoir peur de déranger ?
  • Réduction des mouvements et trop de chaleur = mauvaise santé !
    N’importe quel médecin vous le dira : rester assis toute la journée sans bouger est mauvais pour la santé. Le manque de mouvements est néfaste et peut provoquer des maux de dos, des douleurs musculaires ou articulaires. Les risques, à la longue, peuvent même être cardio-vasculaires. J’irai même plus loin en disant que la position assise sur une longue période va à l’encontre de la logique ! Nous sommes dotés de corps façonnés pour la mobilité et le mouvement : n’allons pas à l’encontre de la nature.
    Concernant le chauffage : trop élevé il engendre l’inertie. Le paradoxe est que plus on est statique, plus on a froid ! Je préconise lorsqu’on ressent le froid dans une pièce bien chauffée de sortir prendre l’air ! En regagnant votre bureau vous serez surpris par la chaleur qui y règne !

 

Comment lutter contre cette période d’hibernation ?

Tout d’abord je commencerai par le point le plus important : pour créer une ambiance de bureau, pour faciliter les interactions entre les collaborateurs et pour les inciter à bouger et sortir du bureau : commençons par donner l’exemple nous autres managers et chefs d’entreprise ! Car on ne peut reprocher aux autres ce que nous n’appliquons pas nous-mêmes ! Cela veut dire : penser à sourire même si notre tête est chargée de pensées, répondre aux sollicitations de chacun, avoir une posture « ouverte ». Provoquer les interactions et les rencontres.

Ensuite, donnons-nous les moyens (financiers notamment) de réussir : encourager les rendez-vous à l’extérieur et les déjeuners c’est en même temps accepter les notes de frais et les dépenses liées sans rechigner et sans fixer de limites trop basses (les abus en général sont rares). Allouons un budget pour organiser les réunions importantes hors du bureau, voir même au vert sur une journée pour casser la routine et provoquer le changement et l’imagination !

Dans les locaux, il est pertinent de créer des coins détentes optimisés pour l’interaction des occupants. Coins café avec table haute et tabourets, coins détente avec sofa et fauteuils et magazines, cuisine ou cafeteria agréable et équipée pour ceux qui souhaitent y travailler ou y tenir des rendez-vous etc… je pense qu’il est également pertinent d’ouvrir les espaces et les murs !

De l’échange !
Sans tomber dans la réunionite, cultivons l’habitude des points d’équipe réguliers même éclairs. Organiser des afterwork ou des déjeuners à thème est une excellente idée pour créer du lien. Boite à idées, journées à thème, apéro d’accueil de nouvelles recrues, réunion café du matin, il est efficace de favoriser les évènements extra professionnels et de changer la configuration des bureaux et les places régulièrement…

Surtout, stimulons nos équipes ! Offrons leur la possibilité de vivre à fond leur travail et de se sentir bien au bureau : ils n’auront pas du tout envie d’hiberner mais plutôt d’organiser une soirée raclette avec leurs clients !

Bon automne à tous !

François Byrski  
Fondateur de la Green Work Agency