Comment réussir votre journée de travail au vert ?

On le sait bien : quitter le bureau de temps en temps pour aller travailler au vert est bénéfique sur plusieurs plans : casser la routine et prendre du recul, profiter des bienfaits de la nature et vivre un moment particulier en équipe afin d’en rapprocher les membres.
Mais encore faut-il bien le faire ! Il ne faut surtout pas que la journée soit perçue par les participants comme une journée fatigante ou inutile. Une telle journée doit apporter satisfaction professionnelle, ressourcement et plaisir. Voici quelques conseils à suivre pour y parvenir :

Bien choisir les participants :
C’est l’ingrédient principal de toute réunion : les participants ! Cela semble logique mais souvent, les participants sont choisis trop rapidement et l’on peut se retrouver avec une personne qui n’aura pas contribué de la journée ou au contraire se rendre compte en court de journée qu’il manque les connaissances ou compétences d’une autre personne.
C’est tout l’art d’organiser une réunion et c’est l’entière responsabilité de l’organisateur !
Choisissez donc les participants en fonction du sujet de travail ou de type de réunion (comité de direction par exemple). Vous pouvez commencer par établir deux listes : ceux dont la présence est obligatoire et ceux dont la présence est moins prioritaire. Cela pourra vous aider à établir la liste finale. Pour une réunion projet ou de créativité, listez les expertises métier requises ainsi que les compétences ou qualités attendues (imagination, âge, ancienneté, humour… )

Avoir un programme de travail, un objectif clair pour la session
A moins que vous décidiez d’offrir une journée de loisirs à votre équipe, ce qui est très bien mais qui sort du cadre précis de cet article, il est fort probable que vous profitiez d’une journée au vert pour travailler sur un sujet précis. Il faut dans ce cas partir avec un peu plus qu’un seul sujet. Détaillez le programme de travail et définissez un objectif précis et quantifiable.
Par exemples : 3 idées nouvelles de produits à la fin de la journée, un plan d’actions détaillé pour votre équipe sur les 6 prochains mois, une solution à un problème bien précis, l’intégration réussie d’une ou plusieurs nouvelles recrues au sein de l’équipe.

Trouver une destination qui soit facile d’accès pour tous les participants.
Aller au vert c’est évidemment très bien mais cela ne doit pas faire plaisir uniquement à l’organisateur ! S’il s’agit d’un petit groupe, vous pouvez faire l’effort de choisir la destination en fonction du trajet de chacun. Si le groupe est plus important, organisez le transport à partir du même point de départ pour tout le monde.

Prévoir un véritable contact avec la nature !
Combien d’entre nous avons déjà vécu un séminaire au vert pendant lequel nous sommes restés enfermés dans une salle de réunion toute la journée sans en sortir ? Dans ce cas, quel est l’intérêt d’avoir organisé la réunion à la campagne ? Profitez de votre journée au vert pour faire ce que vous ne pouvez pas faire habituellement en ville : Respirez le bon air frais, marchez dans la forêt, enlevez vos chaussures et marchez dans l’herbe, pique-niquez ! En plus du côté agréable de tout cela, vous bénéficierez des bienfaits de la nature sur la santé et le travail.

Impliquez chaque participant.
Chaque participant doit avoir une raison de participer et donc certainement quelque chose à préparer en amont. En tant qu’organisateur ou animateur de la réunion, vous pouvez demander à chacun de préparer quelque chose ou de prendre connaissance de certains documents. C’est le meilleur moyen d’éviter la passivité lors de la réunion et de s’assurer que tout le monde arrive avec le même niveau de connaissances et la même envie de participer.

Savoir animer
Il s’agit d’un point crucial. Vous pouvez avoir préparé, invité les bonnes personnes et trouvé le lieu parfait, si le groupe de travail n’est pas efficacement animé, il y a fort à parier que l’objectif ne sera pas atteint. Faites-vous accompagner par un professionnel ! Grâce à des techniques d’animation ou de conduite de réunion il fera en sorte de toujours garder le cap sur votre objectif de travail. Il régulera également la communication entre les participants en s’assurant que les temps de paroles et de participation soient équilibrés. Il peut de plus vous apporter un regard nouveau sur votre métier, domaine ou équipe.

Bien communiquer
Pour l’organisateur, tout est clair, mais les participants peuvent avoir des interrogations et angoisses en amont. Vais-je devoir me lever très tôt ? Vais-je devoir intervenir devant le groupe ? Vais-je rentrer tard chez moi ? Devrons-nous dormir sur place ? Quelles affaires dois-je prendre avec moi ? Bref, beaucoup de points d’interrogation sur lesquels il faut communiquer dès que possible en envoyant une note d’information à tous les participants. Horaires, modalités et plan d’accès, tenue souhaitée, travail à préparer, programme prévu, etc…)

Enfin : se faire plaisir !
Essayez de rendre la journée agréable ! Un bon restaurant sera perçu positivement par les participants, une marche d’1 heure fera le + grand bien, un atelier ludique ou nature pour terminer la journée laissera un souvenir inoubliable à tous les participants ! Il faut prendre en compte le côté exceptionnel de la journée en ayant en tête qu’il s’agit d’une chance de pouvoir faire autre chose, de sortir de son cadre habituel et de sentir moins de stress et de pression qu’habituellement.